各单位：
为了能够严谨、高效的通过补助下发方式完成校园卡充值，并最大限度的保障学校财产安全和用户权益，现将以补助下发方式向校园卡充值的业务做出如下规定：
一、受理对象
补助下发的办理只面对校内各级单位提交的批量充值业务，其经费流转只接受校内各级单位与校园一卡通账户之间的结转。其余情况一概不予以受理。
二、办理流程
三、各具体要求
1.提交申请
校内各单位如需通过一卡通下发各类补助（如勤工助学类、暖冬补助类、奖学金类、餐补类等），需按照附件1提交纸质申请，同类补助只需提交一次申请。如后期有下发的补助类别与之前提交的申请不同，则需要再次提交。
2.财务处转账
校内各类补助下发单位先办理转账手续，即在各校区财务处办理补助款转账至一卡通专用账户，转账金额必须与提交的纸质版资料和电子版资料上的补助款额一致。
3.纸质版资料
依据“补助发放样表”（附件2）填写并打印，由申请单位负责人签字且加盖单位公章后，交到各校区信息与教育技术中心服务前台，由前台工作人员初步审核。同类型补助需要汇总在一张表内进行提交，若后期发现提交的纸质版资料与电子版资料有格式或内容不一致，则需要重新提交。
4.电子版资料
依据一卡通的《补助发放样表》（附件2）要求整理电子版资料，发送至补助审核人员邮箱（ecard@sicau.edu.cn），文件命名为“单位名称+补助名称”，同类型的补助需要汇总在一张表内进行提交。若电子版与纸质资料有内容或格式不符，审核人员通知相关单位进行修改并重新提交，并注明为修改版。
5.办结时效
我中心会按照提交各类审核资料的先后顺序，待财务处将单位提交的补助款项拨付到一卡通专用账户，并经我中心经办人查实后的5个工作日内（节假日除外）办结。
四、注意事项
1.请校内各单位对提供的人员身份信息及单项金额进行审核，确认无误后提交相关资料。我中心只负责按照校内各单位提供的资料进行下发。
2.由于一卡通系统下发补助无法做撤销或退回操作，如由于校内各单位提交的资料信息有误造成补助下发错误，所产生的损失及责任由资料提供单位自行承担。
3.根据历年来毕业生补助下发及退费的实际问题，防止毕业生的补助款积压在一卡通系统中无法完全消费，或导致毕业生销户后还存在补助未领取的情况，故对于毕业生最后一学期的补助原则上不再下发到校园卡内。如遇特殊情况，则需中心审批同意后才予以下发，并且毕业生每人次补助金额不得高于300元。
特此函告
信息与教育技术中心
2019年3月20日
